Fórmulas y funciones de Excel

Microsoft Excel es una de las aplicaciones más utilizadas en el mundo y parte de su éxito se lo debe a la facilidad con que podemos crear fórmulas que nos permiten manipular y obtener los resultados que necesitamos de nuestra información.

Fórmulas de Excel

Una fórmula de Excel es un código especial que introducimos en una celda. Ese código realiza algunos cálculos y regresa un resultado que es desplegado en la celda. Existen millones de variaciones de fórmulas porque cada persona creará la fórmula que mejor se adapte a sus necesidades específicas. Pero sin importar la cantidad de fórmulas que vaya a crear, todas deberán seguir las mismas reglas en especial la regla que indica que todas las fórmulas deben empezar con un símbolo igual (=). Considera la siguiente fórmula para la celda A1 ingresada en la barra de fórmulas. Al pulsar la tecla Entrar obtendremos el resultado calculado por Excel y el cual será mostrado en la celda A1:

Constantes y referencias de celda

Las fórmulas nos permiten utilizar Excel como si fuera una calculadora, solamente debemos introducir la ecuación en la Barra de fórmulas, pulsar la tecla Entrar y Excel calculará el resultado. En el siguiente ejemplo puedes observar un ejemplo de fórmula que utiliza solamente números:

Referencias absolutas y relativas

Una referencia identifica a una celda (o rango de celdas) de manera única en Excel. Las referencias son como direcciones dentro de un libro de Excel que permitirán a las fórmulas encontrar cualquier celda y obtener su valor para utilizarlo en los cálculos. Seguramente habrás escuchado sobre las referencias absolutas y las referencias relativas, así que hoy dedicaremos algún tiempo a conocer las diferencias entre ambos tipos de referencias.

Referencias relativas en Excel: Las referencias relativas son ampliamente utilizadas en Excel porque guardan una relación con la columna y la fila en donde se encuentran. Lo que esto quiere decir es que, al momento de copiar una referencia relativa a otra celda, Excel ajustará automáticamente su columna y su fila.

Referencias absolutas en Excel: A diferencia de las referencias relativas, las referencias absolutas no permiten que Excel las modifique al momento de copiarlas. Estas referencias permanecen fijas sin importar la cantidad de veces que sean copiadas. Para hacer que una referencia sea absoluta necesitamos anteponer el símbolo $ a la columna y fila de la referencia. La siguiente fórmula tiene una referencia absoluta a la celda A1:

Procedencia de operadores aritméticos

Un operador es un símbolo que especifica el tipo de cálculo matemático que se desea realizar en una fórmula, por ejemplo la suma o la multiplicación. Si una fórmula contiene varios operadores, Excel realiza dichos cálculos en un orden predeterminado.

Precedencia de operadores: Las formulas en Excel son calculadas de izquierda a derecha comenzando a leer después del signo igual (=) y calculando los valores de acuerdo a la precedencia de los operadores. El orden en que son calculadas las operaciones es el siguiente:

Porcentaje [%]
Exponenciación [^]
Multiplicación [*] y división [/]
Suma [+] y resta [-]

Ingresar fórmulas en Excel

Para ingresar fórmulas en Excel debemos iniciar siempre introduciendo el símbolo igual (=) de manera que indiquemos a Excel que la celda contendrá una fórmula en lugar de un texto. Excel nos da la oportunidad de utilizar diferentes métodos para ingresar nuestras fórmulas.

Asignar nombres a celdas o rangos

Estos nombres se pueden utilizar dentro de una fórmula para ayudar en la compresión de la misma posteriormente. Para asignar un nombre a una celda sigue los siguientes pasos. Selecciona la celda o rango a la que asignarás un nombre y haz clic en el cuadro Nombre que se encuentra en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas:

Insertar funciones

Existen tres maneras de mostrar este cuadro de diálogo. La primera es haciendo clic sobre el botón Insertar función de la ficha Fórmulas. La otra alternativa es utilizar el icono mostrado en la barra de fórmulas el cual se muestra como fx. El tercer método es seleccionar la opción de menú Más funciones que se muestra al pulsar el botón Autosuma.

Funciones de tiempo en Excel

Excel provee de tres funciones que nos ayudan a trabajar con información de tiempo. Estas funciones son de gran utilidad para extraer información específica de hora, minuto y segundo de una celda que contiene un dato de tipo Hora. Cada función, de acuerdo a su nombre, extrae una parte específica de una hora con tan solo especificar la celda que contiene el dato que deseamos analizar. Por ejemplo, supongamos que la celda A 1 tiene la siguiente información:

Funciones de texto

La función EXTRAE en Excel

La función EXTRAE en Excel nos ayuda a extraer caracteres que pertenecen a una cadena de texto. Lo único que debemos proporcionar es el número de caracteres que deseamos extraer y su punto de inicio dentro de la cadena de texto. Sintaxis de la función EXTRAE La función EXTRAE tiene 3 argumentos:

Texto (obligatorio): La cadena de texto original de donde deseamos extraer los caracteres.

Posición_inicial (obligatorio): El número de la posición que ocupa el primer carácter que deseamos extraer. El primer carácter del Texto tiene siempre la posición número 1.

Núm_de_caracteres (obligatorio): El número de caracteres que se van a extraer del Texto a partir de la posición inicial.

La función CONCATENAR en Excel

La función CONCATENAR en Excel nos permite unir dos o más cadenas de texto en una misma celda lo cual es muy útil cuando nos encontramos manipulando bases de datos y necesitamos hacer una concatenación. La función CONCATENAR tiene una sintaxis muy sencilla donde cada argumento será un texto que se irá uniendo al resultado final. El máximo de argumentos que podemos especificar en la función es de 255 y el único obligatorio es el primer argumento.

Texto1 (obligatorio): El primer texto que se unirá a la cadena de texto final. Texto2 (opcional): El segundo texto a unir al resultado final. Todos los argumentos son opcionales a partir del segundo argumento.

La función ENCONTRAR en Excel

La función ENCONTRAR en Excel nos devuelve la posición inicial de una cadena de texto, o de un carácter, dentro de otra cadena de texto. La función ENCONTRAR hace diferencia entre mayúsculas y minúsculas. La función ENCONTRAR tiene tres argumentos que son los siguientes:

Texto_buscado (obligatorio): Es la cadena de texto o carácter que se desea encontrar.

Dentro_del_texto (obligatorio): La cadena de texto donde realizaremos la búsqueda.

Núm_inicial (opcional): Indica la posición de la cadena Dentro_del_texto donde se comenzará la búsqueda. El primer carácter siempre es el número 1. Si se omite este argumento se supone que se realizará una búsqueda desde la primera posición. Si el Texto_buscado es contrado, entonces la función ENCONTRAR regresa un número que indicará la posición donde se encontró. Si no se encuentra ninguna coincidencia la función ENCONTRAR regresará el error #¡VALOR!

La función CARACTER en Excel

La función CARACTER en Excel regresa un carácter específico para un número entero que ha sido proporcionado como argumento. Un computador tiene un juego de caracteres con un número entero asignado y es precisamente ese número el que debemos proporcionar como argumento. La sintaxis de la función CARACTER solamente admite un argumento:

Número (obligatorio): Número entero entre 1 y 255 que especifica el carácter que deseamos obtener.

La función CARACTER puede ayudarnos a hacer uso de caracteres especiales o símbolos dentro de alguna celda como pueden ser los saltos de línea o encontrar alguna letra del alfabeto.

Funciones de fecha y hora

La función DIAS.LAB en Excel

La función DIAS.LAB en Excel nos ayuda a obtener el número de días laborables entre dos fechas determinadas. La función DIAS.LAB nos permite especificar un conjunto de días de vacaciones que serán excluidos de los días laborables contabilizados. A continuación una descripción de los argumentos de la función DIAS.LAB:

Fecha_inicial (obligatorio): Es la fecha a partir de la cual se comenzarán a contar los días laborables. Fecha_final (obligatorio): La fecha que marca el final de la contabilización de días laborables. Vacaciones (opcional): Conjunto de una o varias fechas que serán excluidas del calendario de días laborables. La función DIAS.LAB contabiliza los días laborables de lunes a viernes y excluye los fines de semana (sábado y domingo).

La función DIAS.LAB.INTL en Excel

La función DIAS.LAB.INTL en Excel fue introducida en la versión 2010 y nos permite contar los días laborables entre dos fechas pero con la ventaja de poder especificar los días de la semana que necesitamos considerar como fines de semana además de los días de vacaciones. La función DIAS.LAB.INTL tiene cuatro argumentos que nos permiten personalizar adecuadamente la manera en como deseamos contar los días laborables.

Fecha_inicial (obligatorio): Fecha donde se inicia el conteo de los días laborables. Fecha_final (obligatorio): Fecha final del conteo de días laborables. Fin_de_semana (opcional): Número que especifica el día o días que serán considerados como el fin de semana. Días_no_laborables (opcional): Conjunto de una o varias fechas que indican los días no laborables. Si no especifica el argumento de Fin_de_semana la función DIAS.LAB.INTL hará el cálculo de días laborables suponiendo un fin de semana de sábado y domingo.

La función DIASEM en Excel

La función DIASEM en Excel nos devuelve el número que identifica a un día de la semana, es decir, nos regresa un número entre 1 y 7 el cual indicará qué día de la semana corresponde a una fecha determinada.

La función DIASEM tiene dos argumentos

Núm_de_serie (obligatorio): Es la fecha de la cual necesitamos conocer el día de la semana. Tipo (opcional): Nos permite configurar el día asignado como primer día de la semana.

Funciones lógicas

La función SI en Excel

La función SI en Excel es parte del grupo de funciones Lógicas y nos permite evaluar una condición para determinar si es falsa o verdadera. La función SI es de gran ayuda para tomar decisiones en base al resultado obtenido en la prueba lógica. Además de especificar la prueba lógica para la función SI también podemos especificar valores a devolver de acuerdo al resultado de la función.

La función O en Excel

La función O es una de las funciones lógicas de Excel y como cualquier otra función lógica solamente devuelve los valores VERDADERO o FALSO después de haber evaluado las expresiones lógicas que se hayan colocado como argumentos. La función O en Excel nos ayudará a determinar si al menos uno de los argumentos de la función es VERDADERO.

Valor_lógico1 (obligatorio): Expresión lógica que será evaluada por la función. Valor_lógico2 (opcional): A partir del segundo argumento las expresiones lógicas a evaluar con opcionales hasta un máximo de 255.

La única manera en que la función O devuelva el valor FALSO es que todas las expresiones lógicas sean falsas. Si al menos una expresión es verdadera entonces el resultado de la función O será VERDADERO.

La función Y en Excel

La función Y en Excel es una función lógica que nos permitirá evaluar varias expresiones lógicas y saber si todas ellas son verdaderas. Será suficiente con que cualquiera de las expresiones sea falsa para que el resultado de la función también sea FALSO. Los argumentos de la función Y en Excel son los siguientes:

Valor_lógico1 (obligatorio): Expresión lógica que será evaluada por la función. Valor_lógico2 (opcional): Expresiones lógicas a evaluar, opcional hasta un máximo de 255.

La función Y solamente regresará el valor VERDADERO si todas las expresiones lógicas evaluadas son verdaderas. Bastará con que una sola expresión sea falsa para que la función Y tenga un resultado FALSO.

Funciones matemáticas y trigonométricas

La función REDONDEAR en Excel

La función REDONDEAR en Excel nos ayuda a redondear un número a una cantidad de decimales especificados. La cantidad de decimales especificados puede ser un número positivo, negativo o cero. La función REDONDEAR tiene dos argumentos obligatorios:

Número (obligatorio): El número que va a ser redondeado. Núm_decimales (obligatorio): La cantidad de decimales a la que se desea redondear.

La función SUMAR.SI en Excel

La función SUMAR.SI en Excel nos permite hacer una suma de celdas que cumplen con un determinado criterio y de esta manera excluir aquellas celdas que no nos interesa incluir en la operación. La función SUMAR.SI tiene tres argumentos que explicaré a continuación.

Rango (obligatorio): El rango de celdas que será evaluado. Criterio (obligatorio): La condición que deben cumplir las celdas que serán incluidas en la suma. Rango_suma (opcional): Las celdas que se van a sumar. En caso de que sea omitido se sumaran las celdas especificadas en Rango.

La función RESIDUO en Excel

El residuo es el sobrante de una división inexacta. La función RESIDUO en Excel nos ayuda a obtener el sobrante (residuo) que haya resultado de la división de dos números. La sintaxis de la función RESIDUO es la siguiente:

Número (obligatorio): Número que será dividido. También conocido como dividendo.

Núm_divisor (obligatorio): Número por el cual se sea hacer la división. Si la división entre Número y Núm_divisor no es exacta tendremos un residuo diferente a cero.

La función COMBINAT en Excel

La función COMBINAT en Excel nos ayuda a obtener la cantidad de combinaciones posibles para un número determinado de elementos. Una combinación es un subconjunto de elementos sin importar su orden interno. La sintaxis de la función COMBINAT es la siguiente.

Número (obligatorio): El número total de elementos. Tamaño (obligatorio): El número de elementos en cada combinación. Algunas consideraciones importantes sobre la función COMBINAT son las siguientes:

Los argumentos deben ser números enteros, en caso contrario, Excel truncará los números.
Si cualquiera de los argumentos es menor a cero, o si Número < Tamaño, entonces la función COMBINAT regresará el error #¡NUM!
Cualquier argumento que no sea un valor numérico ocasionará que la función COMBINAT devuelva el error #¡VALOR!

La función ALEATORIO.ENTRE en Excel

La función ALEATORIO.ENTRE en Excel devuelve un número aleatorio que se encontrará entre el límite inferior y el límite superior especificados. La función ALEATORIO.ENTRE siempre devolverá un número entero. La función ALEATORIO.ENTRE tiene solamente dos argumentos: Inferior (obligatorio): Límite inferior del número aleatorio generado. Superior (obligatorio): Límite superior del número aleatorio generado. La función ALEATORIO.ENTRE regresará un nuevo número aleatorio cada vez que se recalcule la hoja de cálculo.