Fórmulas y funciones de Excel
Microsoft Excel es una de las
aplicaciones más utilizadas en el mundo y parte de su éxito se lo debe a la
facilidad con que podemos crear fórmulas que nos permiten manipular y obtener
los resultados que necesitamos de nuestra información.
Fórmulas de Excel
Una fórmula de Excel es
un código especial que introducimos en una celda. Ese código realiza algunos
cálculos y regresa un resultado que es desplegado en la celda. Existen millones
de variaciones de fórmulas porque cada persona creará la fórmula que mejor se
adapte a sus necesidades específicas. Pero sin importar la cantidad de fórmulas
que vaya a crear, todas deberán seguir las mismas reglas en especial la regla
que indica que todas las fórmulas deben empezar con un símbolo igual (=).
Considera la siguiente fórmula para la celda A1 ingresada en la barra de
fórmulas. Al pulsar la tecla
Entrar obtendremos el resultado calculado por Excel y el cual será mostrado en
la celda A1:
Constantes
y referencias de celda
Las
fórmulas nos permiten utilizar Excel como si fuera una calculadora, solamente
debemos introducir la ecuación en la Barra de fórmulas, pulsar la tecla Entrar
y Excel calculará el resultado. En el siguiente ejemplo puedes observar
un ejemplo de fórmula que utiliza solamente números:
Referencias
absolutas y relativas
Una
referencia identifica a una celda (o rango de celdas) de manera única en Excel.
Las referencias son como direcciones dentro de un libro de Excel que permitirán
a las fórmulas encontrar cualquier celda y obtener su valor para utilizarlo en
los cálculos. Seguramente habrás escuchado sobre las
referencias absolutas y las referencias relativas, así que hoy dedicaremos
algún tiempo a conocer las diferencias
entre ambos tipos de referencias.
Referencias relativas en Excel: Las referencias relativas son ampliamente utilizadas
en Excel porque guardan una relación con la columna y la fila en donde se
encuentran. Lo que esto quiere decir es que, al momento de copiar una
referencia relativa a otra celda, Excel ajustará automáticamente su columna y
su fila.
Referencias absolutas en Excel: A diferencia de las referencias relativas, las
referencias absolutas no permiten que Excel las modifique al momento de
copiarlas. Estas referencias permanecen fijas sin importar la cantidad de veces
que sean copiadas. Para hacer que una referencia sea absoluta necesitamos
anteponer el símbolo $ a la columna y fila de la referencia. La siguiente
fórmula tiene una referencia absoluta a la celda A1:
Procedencia de operadores aritméticos
Un operador es un símbolo que
especifica el tipo de cálculo matemático que se desea realizar en una fórmula,
por ejemplo la suma o la multiplicación. Si una fórmula contiene varios
operadores, Excel realiza dichos cálculos en un orden predeterminado.
Precedencia de
operadores: Las formulas en Excel son calculadas de izquierda a derecha comenzando a
leer después del signo igual (=) y calculando los valores de acuerdo a la precedencia
de los operadores. El orden en que son calculadas las operaciones es el
siguiente:
- Porcentaje
[%]
- Exponenciación
[^]
- Multiplicación
[*] y división [/]
- Suma
[+] y resta [-]
Ingresar
fórmulas en Excel
Para ingresar fórmulas en Excel debemos iniciar siempre introduciendo
el símbolo igual (=) de manera que indiquemos a Excel que la celda contendrá
una fórmula en lugar de un texto. Excel nos da la oportunidad de utilizar
diferentes métodos para ingresar nuestras fórmulas.
Asignar
nombres a celdas o rangos
Estos
nombres se pueden utilizar dentro de una fórmula para ayudar en la compresión
de la misma posteriormente. Para asignar un nombre a una celda sigue los
siguientes pasos. Selecciona la celda o rango a la que asignarás un nombre
y haz clic en el cuadro Nombre que se encuentra en el extremo
izquierdo de la barra de fórmulas:
Insertar
funciones
Existen
tres maneras de mostrar este cuadro de diálogo. La primera es haciendo clic
sobre el botón Insertar función de la ficha Fórmulas.
La otra alternativa es utilizar el icono mostrado en la barra de fórmulas el
cual se muestra como fx. El tercer método
es seleccionar la opción de menú Más funciones que se muestra al pulsar el botón Autosuma.
Funciones
de tiempo en Excel
Excel
provee de tres funciones que nos ayudan a trabajar con información de tiempo.
Estas funciones son de gran utilidad para extraer información específica de
hora, minuto y segundo de una celda que contiene un dato de tipo Hora. Cada función, de
acuerdo a su nombre, extrae una parte específica de una hora con tan solo
especificar la celda que contiene el dato que deseamos analizar. Por ejemplo,
supongamos que la celda A 1 tiene la siguiente información:
Funciones de texto
La función EXTRAE en Excel
La función EXTRAE en Excel nos ayuda a
extraer caracteres que pertenecen a una cadena de texto. Lo único que debemos
proporcionar es el número de caracteres que deseamos extraer y su punto de
inicio dentro de la cadena de texto. Sintaxis de la función EXTRAE La
función EXTRAE tiene 3 argumentos:
Texto (obligatorio):
La cadena de texto original de donde deseamos extraer los caracteres.
Posición_inicial (obligatorio):
El número de la posición que ocupa el primer carácter que deseamos extraer. El
primer carácter del Texto tiene siempre la posición número 1.
Núm_de_caracteres (obligatorio):
El número de caracteres que se van a extraer del Texto a partir de la posición
inicial.
La función CONCATENAR en Excel
La función CONCATENAR en Excel nos permite
unir dos o más cadenas de texto en una misma celda lo cual es muy útil cuando
nos encontramos manipulando bases de datos y necesitamos hacer una
concatenación. La función CONCATENAR tiene una sintaxis muy
sencilla donde cada argumento será un texto que se irá uniendo al resultado final.
El máximo de argumentos que podemos especificar en la función es de 255 y el
único obligatorio es el primer argumento.
Texto1 (obligatorio):
El primer texto que se unirá a la cadena de texto final. Texto2 (opcional):
El segundo texto a unir al resultado final. Todos los argumentos son opcionales
a partir del segundo argumento.
La función ENCONTRAR en Excel
La función ENCONTRAR en Excel nos devuelve
la posición inicial de una cadena de texto, o de un carácter, dentro de otra
cadena de texto. La función ENCONTRAR hace diferencia entre mayúsculas y
minúsculas. La función ENCONTRAR tiene tres argumentos que son
los siguientes:
Texto_buscado (obligatorio):
Es la cadena de texto o carácter que se desea encontrar.
Dentro_del_texto (obligatorio):
La cadena de texto donde realizaremos la búsqueda.
Núm_inicial (opcional):
Indica la posición de la cadena Dentro_del_texto donde se comenzará la
búsqueda. El primer carácter siempre es el número 1. Si se omite este argumento
se supone que se realizará una búsqueda desde la primera posición. Si el Texto_buscado es contrado, entonces
la función ENCONTRAR regresa un número que indicará la
posición donde se encontró. Si no se encuentra ninguna coincidencia la función
ENCONTRAR regresará el error #¡VALOR!
La función CARACTER en Excel
La función CARACTER en Excel regresa
un carácter específico para un número entero que ha sido proporcionado como
argumento. Un computador tiene un juego de caracteres con un número entero
asignado y es precisamente ese número el que debemos proporcionar como
argumento. La sintaxis de la función
CARACTER solamente admite un argumento:
Número (obligatorio):
Número entero entre 1 y 255 que especifica el carácter que deseamos obtener.
La función CARACTER puede ayudarnos a
hacer uso de caracteres especiales o símbolos dentro de alguna celda como
pueden ser los saltos de línea o encontrar alguna letra del alfabeto.
Funciones de fecha y hora
La función DIAS.LAB en Excel
La función DIAS.LAB en Excel nos ayuda a
obtener el número de días laborables entre dos fechas determinadas. La función
DIAS.LAB nos permite especificar un conjunto de días de vacaciones que serán
excluidos de los días laborables contabilizados. A continuación una descripción de los
argumentos de la función DIAS.LAB:
Fecha_inicial (obligatorio):
Es la fecha a partir de la cual se comenzarán a contar los días laborables. Fecha_final (obligatorio):
La fecha que marca el final de la contabilización de días laborables. Vacaciones (opcional):
Conjunto de una o varias fechas que serán excluidas del calendario de días
laborables. La función DIAS.LAB
contabiliza los días laborables de lunes a viernes y excluye los fines de
semana (sábado y domingo).
La función DIAS.LAB.INTL en Excel
La función DIAS.LAB.INTL en Excel fue
introducida en la versión 2010 y nos permite contar los días laborables entre
dos fechas pero con la ventaja de poder especificar los días de la semana que
necesitamos considerar como fines de semana además de los días de vacaciones. La función DIAS.LAB.INTL tiene
cuatro argumentos que nos permiten personalizar adecuadamente la manera en como
deseamos contar los días laborables.
Fecha_inicial (obligatorio):
Fecha donde se inicia el conteo de los días laborables. Fecha_final (obligatorio):
Fecha final del conteo de días laborables. Fin_de_semana (opcional):
Número que especifica el día o días que serán considerados como el fin de
semana. Días_no_laborables (opcional):
Conjunto de una o varias fechas que indican los días no laborables. Si no especifica el argumento de Fin_de_semana la
función DIAS.LAB.INTL hará el cálculo de días laborables suponiendo un fin de
semana de sábado y domingo.
La función DIASEM en Excel
La función DIASEM en Excel nos devuelve
el número que identifica a un día de la semana, es decir, nos regresa un número
entre 1 y 7 el cual indicará qué día de la semana corresponde a una fecha
determinada.
La función DIASEM tiene dos
argumentos
Núm_de_serie (obligatorio):
Es la fecha de la cual necesitamos conocer el día de la semana. Tipo (opcional): Nos permite
configurar el día asignado como primer día de la semana.
Funciones lógicas
La
función SI en Excel
La función SI en Excel es parte del grupo de funciones Lógicas y nos permite evaluar
una condición para determinar si es falsa o verdadera. La función SI es de gran
ayuda para tomar decisiones en base al resultado obtenido en la prueba lógica. Además de especificar la prueba lógica para
la función SI también podemos especificar valores a devolver
de acuerdo al resultado de la función.
La función O en Excel
La función O es una de las
funciones lógicas de Excel y como cualquier otra función lógica solamente
devuelve los valores VERDADERO o FALSO después de haber evaluado las
expresiones lógicas que se hayan colocado como argumentos. La función O en Excel nos
ayudará a determinar si al menos uno de los argumentos de la función es
VERDADERO.
Valor_lógico1 (obligatorio):
Expresión lógica que será evaluada por la función. Valor_lógico2 (opcional):
A partir del segundo argumento las expresiones lógicas a evaluar con opcionales
hasta un máximo de 255.
La única manera en que la
función O devuelva el valor FALSO es que todas las expresiones lógicas
sean falsas. Si al menos una expresión es verdadera entonces el resultado de la
función O será VERDADERO.
La función Y en Excel
La función Y en Excel es una
función lógica que nos permitirá evaluar varias expresiones lógicas y saber si
todas ellas son verdaderas. Será suficiente con que cualquiera de las
expresiones sea falsa para que el resultado de la función también sea FALSO. Los argumentos de la función Y en
Excel son los siguientes:
Valor_lógico1 (obligatorio):
Expresión lógica que será evaluada por la función. Valor_lógico2 (opcional):
Expresiones lógicas a evaluar, opcional hasta un máximo de 255.
La función Y solamente
regresará el valor VERDADERO si todas las expresiones lógicas evaluadas son
verdaderas. Bastará con que una sola expresión sea falsa para que la
función Y tenga un resultado FALSO.
Funciones matemáticas y trigonométricas
La función REDONDEAR en Excel
La función REDONDEAR en Excel nos ayuda a
redondear un número a una cantidad de decimales especificados. La
cantidad de decimales especificados puede ser un número positivo, negativo o
cero. La función REDONDEAR tiene
dos argumentos obligatorios:
Número (obligatorio):
El número que va a ser redondeado. Núm_decimales (obligatorio):
La cantidad de decimales a la que se desea redondear.
La función SUMAR.SI en Excel
La función SUMAR.SI en Excel nos permite
hacer una suma de celdas que cumplen con un determinado criterio y de esta
manera excluir aquellas celdas que no nos interesa incluir en la operación. La función SUMAR.SI tiene tres
argumentos que explicaré a continuación.
Rango (obligatorio):
El rango de celdas que será evaluado.
Criterio (obligatorio): La condición que deben cumplir
las celdas que serán incluidas en la suma.
Rango_suma (opcional): Las celdas que se van a sumar.
En caso de que sea omitido se sumaran las celdas especificadas en Rango.
La función RESIDUO en Excel
El residuo es el sobrante de una
división inexacta. La función RESIDUO en Excel nos ayuda a
obtener el sobrante (residuo) que haya resultado de la división de dos números. La sintaxis de la función RESIDUO es
la siguiente:
Número (obligatorio):
Número que será dividido. También conocido como dividendo.
Núm_divisor (obligatorio):
Número por el cual se sea hacer la división. Si la división entre Número y Núm_divisor no
es exacta tendremos un residuo diferente a cero.
La función COMBINAT en Excel
La función COMBINAT en Excel nos ayuda a
obtener la cantidad de combinaciones posibles para un número determinado de
elementos. Una combinación es un subconjunto de elementos sin importar su orden
interno. La sintaxis de la función
COMBINAT es la siguiente.
Número (obligatorio):
El número total de elementos. Tamaño (obligatorio):
El número de elementos en cada combinación.
Algunas consideraciones importantes sobre la función COMBINAT son
las siguientes:
- Los
argumentos deben ser números enteros, en caso contrario, Excel truncará
los números.
- Si
cualquiera de los argumentos es menor a cero, o si Número < Tamaño,
entonces la función COMBINAT regresará el error #¡NUM!
- Cualquier
argumento que no sea un valor numérico ocasionará que la función
COMBINAT devuelva el error #¡VALOR!
La función ALEATORIO.ENTRE en Excel
La función ALEATORIO.ENTRE en Excel devuelve un
número aleatorio que se encontrará entre el límite inferior y el límite
superior especificados. La función ALEATORIO.ENTRE siempre
devolverá un número entero. La
función ALEATORIO.ENTRE tiene solamente dos argumentos: Inferior (obligatorio):
Límite inferior del número aleatorio generado. Superior (obligatorio):
Límite superior del número aleatorio generado. La función ALEATORIO.ENTRE regresará
un nuevo número aleatorio cada vez que se recalcule la hoja de cálculo.
